Technológia

John Hunter, az Európa Tanács felhő útját veszi át a dokumentumkezelés felé

John Hunter, az Európa Tanács informatikai igazgatója rendkívül büszke az informatikai szakmára a világjárvány idején végzett munkájával és a szervezettel, amelynek dolgozik.

Valójában az informatika értékének bemutatása azon kevés hátrány között van, amelyet kész felismerni a Covid-19 járványból. “A fejjel nincs annyi út” – mondja. „De ez segített az informatikai részlegeknek megmutatni az üzlet számára, hogy milyen hatalmas jelentőségűek vagyunk. És ez segített nekünk az informatikai stratégiánk kidolgozásában is. Az egyik nagy sikertörténet az volt, hogy a vállalkozás egyik napról a másikra átállt mindenkire, aki otthon dolgozott. “

Hunter pedig büszke arra, hogy az Európa Tanácsnál dolgozik.

Az 1949-ben alapított tanács 47 tagországból áll, amelyek közül 28 az Európai Unió tagja. Nemzetközi egyezmények révén elősegíti az emberi jogokat, a demokráciát és a jogállamiságot, és független szakértői ellenőrző szerveken keresztül ajánlásokat fogalmaz meg. Legfőbb szervei közé tartozik a Miniszteri Bizottság, a Parlamenti Közgyűlés, az Emberi Jogok Európai Bírósága, az emberi jogok biztosa, valamint a Helyi és Regionális Hatóságok Kongresszusa.

A dokumentumok gazdagságának kezeléséhez és tárolásához a tanács a Microsoft Public mappákat, megosztott meghajtókat és SharePointot használta.

Hunter elmeséli, hogy ez hogyan okozott biztonsági és megfelelőségi problémákat, amikor a dokumentumokat kilenc különböző tárolóban tárolták. A személyzet számára szintén rendkívül nehéz volt kideríteni, hol találhatók a dokumentumok végleges változatai.

Szerinte az lett a céljuk, hogy „minden munkadokumentumot egyetlen, megosztható DMS-ben tároljanak [document management system] amelyet közvetlenül kezelhet a biztonság, a hozzáférés és a mappa felépítése szempontjából a szervezet különböző részlegei ”, hozzátéve:„ Ha központi DMS-rel rendelkezünk a dokumentumok tárolására, akkor közös munkamódszereket és bevált gyakorlatokat fogunk tudni elfogadni. ”

„Ha központi DMS-sel rendelkezik a dokumentumok tárolásához, akkor közös munkamódszereket és bevált gyakorlatokat fogunk tudni elfogadni”

John Hunter, Európa Tanács

2020 márciusa óta a szervezet felhőalapú DMS-t (NetDocuments) használ annak érdekében, hogy a dokumentumok több mint 23 ország irodáiból és több mint 6000 külső felhasználóból fedezhessék fel, érhessék el és távolról osszák meg őket. A tervek szerint 2021 júniusáig a rendszer összes felhasználója elérhető lesz.

A NetDocuments akár 40 millió dokumentumot telepített át az új rendszerbe. Ennek a folyamatnak a részeként segítette a tanácsot adatainak az Egyesült Királyságon kívülre és egy új németországi adatközpontba történő áthelyezésében.

Hunter szerint: „A Brexit azt jelentette, hogy adatainkat az Egyesült Királyságban és így az EU-n kívül is tárolni fogjuk, és kissé aggódtunk az adatvédelmi kérdések miatt.

„A NetDocuments felgyorsította a bevezetés folyamatát [the system] német adatközpontjukból. Hat hónapot vártunk arra, hogy felálljon és elinduljon, de azt hiszem, akkor jól választottunk. Számomra, mint informatikai igazgató, kissé aggódtam, hogy esetleg a brit kormány megváltoztatja-e adatvédelmüket [regime], és csak sokkal biztonságosabbnak éreztük itt tárolni adatainkat [in the EU], némi jogi tanácsadás után. ”

Demokrácia, emberi jogok, jogállamiság

Az Európa Tanács fő eszköze a demokrácia, az emberi jogok és a jogállamiság területén szerzett ismeretei és szakértelme a tagállamokban – mondja Hunter.

– Ez egy összetett szervezet. Nekünk van igazgatóságok és sok al-entitás. Például ott van a CPT, a kínzások és a megalázó bánásmód megelőzésével foglalkozó bizottság. És bármikor elmehetnek meglátogatni a 47 tagállam bármelyikét, hogy ellenőrizzék őket. Van egy csomó más felügyeleti mechanizmusunk, például GRÉTA, amely az emberkereskedelem elleni fellépésről szól.

„Ez egy nagyon multikulturális, multifunkcionális szervezet. 47 különböző nemzetiségünk van. Van orosz, ír, brit, francia, lengyel, ukrán, azerbajdzsán stb.

„Azt mondanám, hogy az emberi jogok és a jogállamiság rendkívül fontos a társadalmunkban, különösen Donald Trump után. Sok hidat kell építeni, rengeteg rossz dolog történik a világon. ”

Az Európa Tanács fő munkafolyamatai mind dokumentumok előállítását, e-mailek kezelését, mind belső és külső felekkel való együttműködést foglalják magukban. A folyamat végén elkészül egy záró dokumentum – jelentés, ajánlás, tanulmány vagy ítélet. A dokumentumok természetüknél fogva rendkívül érzékenyek, létfontosságú információkat tartalmaznak az emberi jogi témákról. Emellett távoli hozzáféréssel kell rendelkezniük több mint 23 ország irodáiból és több mint 6000 külső felhasználónak.

A tanács a Microsoft Public mappákat, megosztott meghajtókat és SharePoint-ot használta a dokumentumok kezeléséhez és tárolásához, aminek eredményeként a dokumentumokat kilenc különböző tárolóban tárolták, amelyek biztonsági és megfelelőségi problémákat vetettek fel. Emellett a tanács néhány helyszíni irodája nem volt közvetlenül kapcsolódva a szervezet fő adattáraihoz, ami azt jelentette, hogy a fájlokat a helyi szerverekre mentették.

Ez a verzióellenőrzés hiányát eredményezte, ami megnehezítette a személyzet számára a dokumentum végső változatának felkutatását és megállapítását. Emellett számos eltérő dokumentációs rendszer megléte nagyon megnehezítette a szervezet infrastrukturális és biztonsági csoportjainak a teljes és átfogó adatmentés garantálását.

Hunter és csapata utolsó három jelöltje volt iManage, edocs és NetDocuments. “A NetDocuments programot azért választottuk, mert úgy éreztük, hogy nekik van a legfejlettebb tervük a jelenlegi technológiájuk szempontjából” – mondja. „De nagyon gondosan ügyeltek arra, hogy a felhasználóink ​​részt vegyenek a választásban, mert az informatikai rendszerek megvalósításában a változásmenedzsment teljes aspektusa olyan döntő fontosságú. Olyan átkozottul fontos.

Legalább egy évet töltöttek a technológiai választás kutatásával, és a kiválasztott beszállítókat arra kérték, hogy mutassák be őket „több mint 60” felhasználónak, valamint az informatikai csapatnak. Ezután a leendő beszállítókkal a koncepció igazolása szakaszba léptek. “Nehéz döntés volt” – mondja Hunter.

„Amikor a tanácsba kerültem, bemutattam a koncepció bizonyításának gondolatát. Addig nem hozhat döntést, amíg ki nem próbálja a rendszert. Beszélnie kell más ügyfelekkel is. Korábban olyan ügyfeleket hívtam fel, akik azt mondták: “ne érj ehhez”. Lehet, hogy jól néz ki papíron, de amíg nem próbálta ki a felhasználókkal, és el nem adta nekik, addig csak annyi. ”

Hunter csapata Tikit-t választotta a projekt megvalósítási partnereként. “A NetDocuments és a Tikit által bizonyított szakértelem és támogatás valóban kiemelkedett a pályázati eljárás során” – mondja. “A termék szintjén a NetDocuments felhőalapú és biztonsági öröksége nagyon meggyőző volt.”

A Tikit állítólag szorosan együttműködött a NetDocuments-szel egy szakaszos megvalósítás során, amelynek során 35-40 millió dokumentum kerül át az új felhőalapú DMS-be, amely magában foglalja a hatalmas mennyiségű strukturálatlan adat feltérképezésének fejfájását.

A megvalósítás első szakaszában a NetDocuments 1400 felhasználóhoz került, és a nyolc nagy közigazgatási egység, például a Parlamenti Közgyűlés, az I. Főigazgatóság és a II.

És ez a pandémiában történt. A Tikit a helyszíni „padlósétáló” képzési programját úgy alakította át, hogy szakértői virtuális támogatást nyújtson az Európa Tanács informatikai részlegének változáskezelő csapatának. A tanács informatikai részlege kiterjedt változásmenedzsmentet, támogatást és rendszeres kommunikációt biztosított felhasználói bázisa számára.

“Átfogó tesztelés után sikeresen telepítettük a NetDocuments programot több mint 1500-hoz, kivételes körülmények között, ahol a személyzet tagjainak 90% -a távmunkát végzett a koronavírus-válság miatt” – mondja Hunter.

„A NetDocuments biztosítja, hogy minden általunk kezelt, tárolt és megosztott dokumentum teljes körű védelmet és biztonságot nyújtson. A platform informatikai rendszerünk egyik fő pillérévé válik, amely elősegíti a termelékenység növelését, és végső soron hozzájárul az emberi jogok egész Európában történő megerősítéséhez. “