Technológia

Miért hasítják fel az adatok és a járvány a papírfolyamatokat

A helyreállítás digitális lesz, állítja a közelmúltbeli McKinsey jelentés arra összpontosítva, hogy a vállalkozások hogyan növekedhetnek gyorsan és nagymértékben a Covid-19 járvány által elnyomott gazdaságok hátterében. Semmi szokatlan ott. Mindannyian láthattuk a digitális technológiák gyors alkalmazását a távoli és társadalmilag távolságtartó munkavállalók számára, de kevesen tették volna a papír nélküli irodát a változások napirendjére.

“Számos szervezetnek gyorsan újra meg kell találnia azokat a folyamatokat, amelyekhez korábban fizikai dokumentumok kellettek, hogy papírmentessé váljanak” – áll a jelentésben. “A beolvasott példányok dokumentum-ellenőrzés céljából történő beküldésének engedélyezése és az érintés nélküli szolgáltatási képességek támogatása (például digitális űrlapok létrehozásával a fizikai űrlapok helyettesítésére és az elektronikus aláírás rögzítésének lehetővé tételével) valószínűleg elsődleges prioritás lesz.”

Nem ez az első eset, hogy a papíros folyamatok a digitális fejlődés posztergyerekévé válnak, de a korábbi évektől eltérően ma már létezik a szükségszerűség eleme. Ez nem annyira a papírfogyasztás csökkentéséről szól, hanem inkább az általános dokumentumkezelés javításáról az egyre érintés nélküli társadalomban. Évek óta a technológiák képesek csökkenteni a papírfogyasztást, hogy csak a papírfogyasztás növekedjen.

A kulcs itt az adatok elterjedése és az adatok kezelése. A papír egyre nehezebb az új információs folyamatokban, és a szervezetek lassan felismerik a digitalizált dokumentumkezelés operatív értékét.

Az Intelligens Információmenedzsment Szövetsége (AIIM) szerint Az intelligens információkezelő ipar helyzete 2021 jelentés szerint a szervezetek átlagosan a következő két évben X-ről 4,5-szeresére nőnek a hozzájuk érkező információk mennyisége. Arra számítanak, hogy ezen információk több mint 57% -a strukturálatlan (például szerződés vagy beszélgetés) vagy félig strukturált (például számla vagy űrlap).

A probléma az, hogy nem sok vállalkozás van arra hivatva, hogy kezelje ezt az információmennyiséget, amit a Covid-19 szervezetként tárt fel, hogy a távmunkát kezelje. Noha a hatékony információkezelés fontosságát felismerték a tanácsteremekben, az AIIM szerint a valóság az, hogy még mindig túl sok szervezetnél hiányoznak az eszközök és a know-how.

“A szervezetek elveszítik az információs káosz elleni harcot, és újragondolniuk kell az információkezelés elavult manuális megközelítését” – áll a jelentésben. “Összességében az AIIM felmérés válaszadói C-értéket adnak mínuszuknak (1,64 négypontos skálán) az információs káosz elleni harcban.”

Ez valójában valamivel alacsonyabb, mint az üzleti / információkezelési összehangoláshoz rendelt osztályzat. A résztvevők majdnem fele (46%) az információs káosz elleni küzdelemre tett erőfeszítéseit „fejlesztésre szorulóként” vagy „gyengének” minősítette.

Szinte minden bizonnyal problémák merülnek fel a papír alapú folyamatok hatásaival kapcsolatos ismeretek hiánya miatt. A tudás, hogy a papír hogyan befolyásolja a szervezetet költség- és információkezelési szempontból, fél siker. Legyen szó akár a nyomtató használatának ellenőrzéséről, akár a munkafolyamatok jobb megértéséről, a szervezeteknek több összefogásra van szükségük.

Nyomtatáskezelés

Az egészségügyi technológiák, az adat- és elemzési vállalkozások, az IQVIA számára ez a felügyeleti igény, különösen a járvány távoli munkájának eredményeként, döntést hozott a nyomtatáskezelő rendszer telepítéséről. A cég meg akarta tudni, hogy ki és miért nyomtat, és hol tudja hatékonyabban felhasználni a nyomtatási erőforrásait.

A vállalat összefogott az Intuitíval a PaperCut üzleti intelligencia eszköz használatával, amely az irányítópultok segítségével nyomtatási és folyamatkezelési képességeket biztosít. A jelentések automatizáltak és táblázatoktól mentesek, lehetővé téve nemcsak a nyomtató használatának láthatóságát, hanem a felhasználók vagy az osztályok költségeit is.

“A Covid és néhány irodánk bezárása miatt a nyomtatás még mindig történik, de távolról otthon, és a fogyóeszközök költségesek” – mondja Mario Massa, az IQVIA fő technológiai építésze. „Több mint 70 000 alkalmazott nyomtatási volumenünk van. A PaperCut és az Intuitive műszerfal adatai lehetővé teszik számunkra, hogy az összes költséget gyorsan és egyszerűen lássuk. Azt is megállapítottuk, hogy ha gyertyát tartunk az ábrákon, a tapasztalatok azt mutatják, hogy ez a láthatóság hatással van a felhasználói viselkedésre. “

Massa szerint ez a láthatóság lehetővé teszi az üzlet számára, hogy „jelenlegi folyamatunkat papírról digitálisabbá változtassa”, felismerve mind a nagyobb munkafolyamat-hatékonyság lehetőségét, mind pedig a csökkentett költségeket. Az IQVIA, Massa úgy véli, a jelenlegi papírhasználat láthatóságának köszönhetően hatékonyabban tud döntéseket hozni a papír felhasználásáról a jövőben. Természetesen van értelme, de nem minden szervezet ugyanabból a szempontból közelíti meg a papírfolyamatokat.

Az North West Anglia NHS Foundation Trust számára például a papír digitalizálása nemcsak költségkérdés, hanem információ-visszakeresési kérdés is. Bármely egészségügyi szervezet számára az új és a régi orvosi nyilvántartások elérése történelmileg kihívást jelent.

Deborah Dearden, az egészségügyi nyilvántartások és a járóbeteg-ügyintézés vezérigazgató-helyettese szerint az egyre növekvő papír irattárral való lépéstartás korábban nehéz volt. A tröszt munkatársai több napot tölthettek egy adott irat keresésével vagy az osztályok üldözésével. Fennállt annak a kockázata, hogy a nyilvántartások hibásan elévülhetnek vagy elveszhetnek, ami azt eredményezheti, hogy a beteg kinevezését vagy műtétjét törölni kell.

Természetesen a nagy mennyiségű irat digitalizálása sem egyszerű. A dokumentumok tényleges beolvasása mellett követelmények vonatkoznak a biztonságos és megfelelő digitális tárolásra is. Északnyugat-Anglia az Iron Mountainhoz fordult, hogy segítsen létrehozni egy digitalizálási folyamatot a helyszínen kívüli tárolással, amely elősegítené a betegnyilvántartások gyors és biztonságos átadását, bárhol és bármikor szükség lenne rá.

A papír beolvasásának folyamata

Dearden szerint a dokumentumokat általában 24 órán belül beolvassák és digitális képként visszaküldik, míg a régi betegfájlokat igény szerint szkennelik. A szolgáltatást az Iron Mountain elkötelezett csapata biztosítja, heti frissítési hívásokkal és havi találkozókkal támogatva a szolgáltatás szintjét.

“Amikor egy beteg kórházba látogat, létrehozunk egy eseménycsomagot, amely különböző szakemberek és osztályok között mozog” – mondja Dearden. „Meg kell őriznünk a régi orvosi iratokat és a vállalati anyagokat is, például a pénzügyi és a gyógyszertárral kapcsolatos dokumentumokat. Szükségünk volt egy beszállítóra, aki megérti a folyamatainkat és azt, hogy mi jár az esetleírások kezelésével. Korábban minden tíz képből egy elveszett szoftverhiba miatt. Nem volt más lehetőségünk, mint visszatérni a papírfájlok manuális visszakeresésére, ami hatalmas nyomást gyakorol a már túlfeszített erőforrásokra. ”

Hasonló történet volt a birminghami gyermekkórházban, egy másik Iron Mountain-ügyfélnél, ahol a papíros orvosi dokumentumok kezelése és tárolása bonyolulttá vált. A hátsó pásztázási projektben mintegy 40 000 betegnyilvántartás vett részt, amelyeket mind digitalizáltak a vas-hegyi szakrészlegben, Stonefordban, Staffordshire-ben.

Más hagyományosan papírigényes iparágaknak, például az ügyvédi hivatásnak és a kormányzatnak gyorsan alkalmazkodniuk kellett. Ilyen például az Európa Tanács, a strasbourgi székhelyű testület, amelyet a második világháború nyomán alapítottak, és amely elősegíti az emberi jogokat, a demokráciát és a jogállamiságot. Rendszeresen készít dokumentumokat (jelentéseket, tanulmányokat, ajánlásokat vagy ítéleteket), amelyeket közösen készítenek. Ezek a dokumentumok rendkívül érzékenyek, létfontosságú információkat tartalmaznak az emberi jogi témákról, és több mint 23 ország irodáiból és több mint 6000 külső felhasználónak kell távolról hozzáférni hozzájuk.

Mivel a szervezet kilenc adattárat, különféle helyszíni irodákat és fájlokat mentett a helyi szerverekre, a verzióellenőrzés hiányával szembesült, ami azt jelentette, hogy a személyzet számára nehéz volt megkeresni és meghatározni, hol található a dokumentum végleges változata. Emellett számos eltérő dokumentációs rendszer megléte rendkívül megnehezítette az infrastruktúra és a biztonsági csapatok számára a teljes és átfogó adatmentés garantálását.

Az Európa Tanács összefogott a NetDocuments programmal, hogy felhőalapú dokumentumkezelő rendszert (DMS) hozzon létre.

“Az volt a célunk, hogy az összes munkadokumentumot egyetlen, megosztható DMS-ben tároljuk, amelyet a szervezet különböző részlegei közvetlenül kezelhetnek a biztonság, a hozzáférés és a mappa felépítése szempontjából” – mondja. John Hunter, az Európa Tanács informatikai igazgatója. “A központi DMS birtoklása a dokumentumok tárolásához azt jelenti, hogy képesek leszünk közös munkamódszereket és bevált gyakorlatokat alkalmazni.”

A digitális folyamatok felé való elmozdulást örömmel fogadták, különösen a világjárvány idején. Az Európa Tanács már megtette a pozitív lépést a távoli együttműködés lehetővé tétele érdekében, amelynek személyzetének legalább 40% -a távolról dolgozott tagállamai különböző helyszínein. Egy biztonságos, mobilra kész platform, központi DMS-mel a dokumentumok tárolására, átalakította a munkafolyamatokat és a műveleteket, a NetDocuments pedig biztosítja a szervezet adatait a megfelelő biztosítékokkal, garantálva a dokumentumok védelmét és biztonságát, bárhol dolgoznak is.

A világjárvány és az otthoni munkavégzés miatt sok szervezet felismeri ezeket a kihívásokat és igényeket. Mint az AIIM kutatás megállapította, a két legfontosabb információs kihívás továbbra is a „folyamatok digitalizálása, automatizálása és integrálása” (25% szerint ez a legfőbb kihívás), amelyet szorosan követ az „információ kezelése az egész életciklusa alatt” (24%).

Az adatok gyors növekedésével – minden nap 200 exabájt adat keletkezik világszerte, és a vállalkozások ennek a számnak körülbelül 42,2% -át teszik ki – a szervezeteknek digitalizálniuk kell a folyamatokat, vagy szembe kell nézniük az egyre bonyolultabb kilátásokkal. A papír minden kulturális esztétikai tulajdonságát tekintve bizonyosan véget ér a vállalati életben.